En cette fin d’année, peut-être envisagez-vous de ranger vos documents et trier vos archives.
Petit guide de survie dans la jungle des délais relatifs à la conservation des pièces commerciales, comptables, fiscales et sociales :
En matière comptable, c’est facile : c’est 10 ans (article L 123-22 du code de commerce).
En matière fiscale, c’est déjà moins simple. Retenez que le délai général est de 3 ans (vous pourrez, par exemple, le 1er janvier 2023, jeter ce qui est relatif à l’année 2019 en matière d’impôt sur le revenu ou sur les sociétés). A noter que ce délai peut être prolongé en cas de déficit reportable ou de crédit de TVA antérieurs à 2019. On se reportera aux articles L 169, L 173, L 174 et L 176 du code général des impôts pour plus de précisions.
Pour les documents relatifs à la gestion du personnel, prévoyez 5 années de garde (art. L.3243-4 du code du travail pour les bulletins de salaire, art. 2224 du code civil pour les contrats de travail). Vous pourrez donc bientôt vous départir des documents antérieurs à 2018.
Pour ceux relatifs aux charges sociales, c’est en général la durée triennale qui s’applique (art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales).
En matière bancaire, le délai de conservation des relevés, talons de chèques, etc. est de 5 années (article L.110-4 du code de commerce).
Pour ce qui est des assurances, il faut conserver les contrats et quittance ainsi que les déclarations de sinistres et preuves de paiement pendant toute la durée de vie du contrat et au moins 2 ans après sa résiliation (article L.114-1 du code des assurances).
Les documents d’ordre civil ou commercial doivent être conservés de 2 à 5 ans selon le cas (art. L 110-4 du code de commerce). Attention, le délai est porté à 10 ans dans le cadre d’un contrat conclu par Internet ; il est de 30 ans en matière de transaction portant sur un immeuble (art. 2227 du code civil).
Notre conseil : avant de détruire une archive, il convient de vérifier si vous avez légalement le droit de le faire. Mais il faut aussi vérifier si vous pouvez le faire sans risque : si vous avez le droit de détruire un contrat de travail ou un relevé de banque, vous aurez peut-être besoin, un jour, de vous y référer…
Enfin, il faut recycler le papier bien sûr, mais aussi penser à détruire de façon effective les documents confidentiels, par exemple au moyen d’une déchiqueteuse.
